Implementierung Personio als integrierte HR-Software
Bei der BMS Maschinenfabrik GmbH / EOL Group wurde Personio als unternehmensweite HR-Software eingeführt. Ziel war es, zentrale Personalprozesse zu digitalisieren, transparenter abzubilden und die Vorteile einer integrierten Software zu nutzen.
Projektinhalte
- strukturierte Anforderungsdefinition, Auswahlverfahren mit mehreren Anbietern und Entscheidung für Personio
- Einführung der Module für Recruiting, Org. und Stammdaten, On- und Offboarding, Mitarbeiter-Self-Service und Personio Payroll
- Migration von Stamm- und Abrechnungsdaten
- Definition von HR-Prozessen, Rollen und Verantwortungen
- Aufbau von Workflows, Vorlagen, Rollen, Attributen und Berechtigungen
- Go-Live und Stabilisierung im Tagesgeschäft
Besonders anspruchsvoll war die Verbindung aus Systemeinführung, Rückführung der Entgeltabrechnung vom externen Payroll-Provider und parallelen organisatorischen Veränderungen an den Standorten.
Ergebnis
Eine integrierte HR-Systemlandschaft mit digitalisierten Kernprozessen, weniger manuellem Aufwand, höherer Transparenz im Tagesgeschäft sowie eine tragfähige Grundlage für die weitere HR-Digitalisierung (Abwesenheiten, Performance, Vergütungsmanagement).
erste Projektphase: Jan. 25 bis März 26
Kundenfeedback
S. Klappenberger: Head of People Relations EOL Group Deutschland:
"Frau Klein überzeugt in ihrer Rolle durch ihre ausgeprägte Erfahrung in der Einführung komplexer IT-Systeme sowie durch ihr tiefes Verständnis für operative und strategische HR-Prozesse.
Besonders hervorzuheben ist ihre strukturierte, klare und zugleich verbindliche Arbeitsweise, mit der sie das Projekt jederzeit zielgerichtet und effizient vorantreibt.
Auch in herausfordernden Projektphasen behält sie stets den Überblick, setzt klare Prioritäten und schafft durch ihre professionelle Kommunikation ein hohes Maß an Verbindlichkeit und Vertrauen bei allen Beteiligten."
Carve-out und
Aufbau einer
eigenständigen
HR-IT-Landschaft
Bei der Hesser Packaging GmbH wurde im Rahmen eines Carve-outs aus dem Konzernverbund eine eigenständige HR-Organisation aufgebaut. Ziel war es, rund 150 Mitarbeitende im Zuge eines Betriebsübergangs in eine voll handlungsfähige Gesellschaft zu überführen und zum Stichtag stabile HR-Kernprozesse sicherzustellen.
Projektinhalte
- Aufbau einer neuen, mittelstandstauglichen HR-Systemlandschaft
- Anforderungsanalyse, Auswahl und Einführung von HR Works, TimeTac und Payroll-Dienstleister
- Technische Integration der Systeme über API-Anbindungen
- Sicherstellung stabiler HR-Kernprozesse während der Übergangsphase
- Übergabe von Abrechnungsdaten und Koordination des externen Payroll-Dienstleisters
- Anpassung der HR-Prozesse an die Anforderungen der neuen Organisation
- Befähigung des HR-Teams für den eigenständigen Betrieb nach Go-Live
Besonders anspruchsvoll war die Kombination aus Systemaufbau, Betriebsübergang, Payroll-Anbindung und operativer HR-Stabilisierung unter hohem Zeitdruck. Entscheidend war dabei, ein schlankes, alltagstaugliches HR-Setup aufzubauen, das ohne große IT-Komplexität funktioniert und vom HR-Team eigenständig betrieben werden kann.
Ergebnis
Zum Abschluss des Projekts verfügte Hesser Packaging über ein stabiles, auf die Unternehmensgröße zugeschnittenes HR-Setup mit integrierter Personalverwaltung, Zeitwirtschaft und Payroll. Die HR-Kernprozesse waren definiert, die Systeme produktiv im Einsatz und das HR-Team in der Lage, die neuen HR-Tools eigenständig und sicher zu betreiben und professionelle HR-Arbeit mit effizienten Prozessen zu gewährleisten.
Oktober 2025 bis Juni 2026
Kundenfeedback
D. Bubeck, Personalleiterin Hesser:
"Die zentrale Herausforderung war klar: Zum Stichtag des Betriebsübergangs am 1. Februar 2026 mussten die neu eingeführten HR-Systeme laufen, HR-Kernprozesse definiert sein und unser HR-Team musste damit eigenständig arbeiten können. Dieses Ziel wurde vollständig und termingerecht erreicht.
Gerade in dieser Phase – in der viele Dinge gleichzeitig in Bewegung waren – hat Frau Klein einen ruhigen, klaren Blick für das Wesentliche behalten.
Was die Zusammenarbeit mit Frau Klein ausgezeichnet hat, war ihre Fähigkeit, Dinge einfach auf den Punkt zu bringen. Sie denkt fachlich tief, arbeitet immer lösungsorientiert sowie pragmatisch und mit allen Stakeholdern professionell und vertrauensvoll.
Frau Jana Klein hat wesentlich dazu beigetragen, dass die Hesser Packaging GmbH zum Zeitpunkt des Betriebsübergangs über eine eigenständige, stabile und praxistaugliche HR-Organisation verfügte."
HR-Digitalisierungs-strategie und Prozess-optimierung
Für den neu gegründeten Bereich HR Digital der Syntegon Technology GmbH wurde die strategische Ausrichtung erarbeitet und die HR-Digitalisierung vorangetrieben. Im Zentrum standen die Einführung von UKG / PeopleDoc für digitale Personalakte, EVault und Dokumentenmanagement sowie die Digitalisierung zentraler HR-Dokumentenprozesse und HR-Workflows.
Projektfokus
- Erarbeitung eines strukturierten Konzepts zur strategischen Ausrichtung des neu gegründeten Bereichs HR Digital – inklusive Leistungsportfolio, Zuständigkeiten, Schnittstellen und Kapazitätsplanung
- Einführung von UKG / PeopleDoc für digitale Personalakte, EVault und Dokumentenmanagement
- Digitalisierung von Dokumentenprozessen und HR-Workflows
- Analyse bestehender Prozesse, Identifikation von Optimierungspotenzialen und Erarbeitung pragmatischer Handlungsempfehlungen
- Beratung des HR-Digital-Teams bei neuen Anforderungen sowie konzeptionelle und methodische Unterstützung bei Vorbereitung und Planung neuer Projekte
Das Projekt verband HR-Prozessverständnis, Systemeinführung und Veränderungsmanagement. Entscheidend war dabei, die Lösungen so aufzusetzen, dass diese im HR-Tagesgeschäft genutzt werden und die Organisation bei der Umstellung auf digitale Prozesse unterstützen.
Ergebnis
Klar geordnete Aufgaben und Verantwortlichkeiten im neuen Bereich HR Digital mit transparenter Steuerung, digitalisierte, globale HR-Prozesse mit besserer Verfügbarkeit von HR-Informationen sowie ein wirkungsvoller Beitrag zur Neuausrichtung von HR- Services Deutschland.
Juli 2024 bis September 2025
Kundenfeedback
O. Knapschinski, Director HR Digital and HR Services:
"Frau Klein hat unsere HR-Digitalisierungs-, HR-Services- und Transformationsvorhaben fachlich wie organisatorisch sehr wertvoll vorangebracht. Sie leistete einen wesentlichen Beitrag dazu, komplexe Themen zielgerichtet zu strukturieren, entscheidungsreif aufzubereiten und nachhaltig in die Umsetzung zu bringen.
Sie analysierte Prozesse, identifizierte Optimierungspotenziale und präsentierte pragmatische Handlungsempfehlungen – immer nah an den Bedürfnissen unserer Organisation.
Frau Klein verfügt über ein sehr starkes Stakeholdermanagement. Sie kommuniziert klar, professionell und adressatengerecht und schafft es, unterschiedliche Interessenlagen konstruktiv zusammenzuführen.
Darüber hinaus stand mir Frau Klein stets als verlässliche Sparringspartnerin zur Verfügung – Projekte und kritische Themen konnte ich jederzeit offen mit ihr diskutieren und gemeinsam haben wir pragmatische und tragfähige Lösungen erarbeitet."
Einführung
ATOSS Zeitwirtschaft
Im Rahmen der HR-IT-Transformation bei Syntegon Technology GmbH wurde ATOSS als neue Zeitwirtschaftslösung eingeführt. Ziel war die Ablösung der bestehenden Interflex-Lösung durch eine moderne Cloud-Lösung mit transparenter Zeitwirtschaft und umfassenden Reporting für HR, Führungskräfte und Betriebsräte.
Projektfokus
- Einführung von ATOSS Cloud als neue Zeitwirtschaftslösung, Rollout an 7 Standorten
- Planung, Steuerung und Kontrolle des Implementierungsprojekts sowie Steuerung des externen Implementierungspartners Fourtexx
- Fachliche Vorbereitung und Begleitung der Abstimmungen mit dem Gesamtbetriebsrat
- Konzeption und Umsetzung von Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen
- Schulung der HR-Mitarbeitenden und Unterstützung der Nutzergruppen
Besonders wichtig war ein stabiler Rollout ohne operative Störungen, da die Zeitwirtschaft direkt in zentrale HR-, Führungs- und Abrechnungsprozesse eingreift.
Ergebnis
Eine transparente und wirksame Zeitwirtschaft mit klareren Prozessen, verbessertem Reporting und hoher Akzeptanz bei Mitarbeitenden, Führungskräften, HR und Betriebsrat.
Januar 2023 bis Juni 2024
Kundenfeedback
N. Richter, HR Director, C & B, HR IT and HR Shared Services:
"Frau Klein überzeugt durch ihre außer-gewöhnliche Kombination aus fachlicher Expertise, hoher Umsetzungsstärke und pragmatischer Lösungsorientierung.
Auch in herausfordernden Situationen behielt sie stets den Überblick und entwickelte praktikable Lösungen mit hoher Akzeptanz im Unternehmen.
Sie verstand es hervorragend, unterschiedliche Stakeholder – von HR-Teams über Fachbereiche bis hin zum Management – einzubinden und zielgerichtet zu steuern. Besonders hervorzuheben war ihre ergebnisorientierte Steuerung des externen Implementierungspartners.
Neben ihrer fachlichen Kompetenz zeichnen sie ihre ausgeprägte Kommunikationsstärke, ihr positives Auftreten und ihre Fähigkeit aus, Mitarbeitende und Teams zu motivieren und Veränderungen erfolgreich zu begleiten."
Globale HR-IT-
Transformation und System-implementierung
Im internationalen Konzern der Syntegon Technology GmbH standen mehrere HR-IT-Vorhaben zur Weiterentwicklung der globalen HR-Systemlandschaft im Fokus. Ziel war die Ablösung bestehender Lösungen und der Aufbau einer zukunftsfähigen Systemarchitektur für zentrale HR-Prozesse, globale HR-Daten und lokale Payroll-Anforderungen.
Projektfokus
- Ablösung der bestehenden ADP-Lösung für Employee Central global und Payroll lokal, Neukonzeption eines globalen Employee Central (SAP EC)
Einführung lokaler Inhouse-Payroll-Lösungen für Deutschland und die Schweiz - Erstellung von Anforderungen und Spezifikationen, Auswahl und Abstimmung geeigneter Anbieter und Implementierungspartner
- Steuerung von Schnittstellen, Tests, Schulungen und Kommunikationsmaßnahmen
- Parallele Steuerung mehrerer HR-IT-Teilprojekte mit unterschiedlichen fachlichen und technischen Anforderungen
Entscheidend war dabei, globale Standards mit landesspezifischen Anforderungen praxistauglich zusammenzuführen.
Ergebnis
Eine weiterentwickelte HR-IT-Systemlandschaft mit klareren Systemstrukturen, besser integrierten Schnittstellen, belastbareren globalen HR-Daten und einer tragfähigen Grundlage für globale HR-Prozesse sowie lokale Payroll-Anforderungen.
November 2022 bis März 2024
Kundenfeedback
N. Richter, HR Director, C & B, HR IT and HR Shared Services:
"Frau Klein leistete als externe Beraterin durch ihr umfassendes Fachwissen, ihre hohe Analyse- und Problemlösefähigkeit sowie Umsetzungskraft einen wesentlichen Beitrag zur Umsetzung dieser Projekte.
Besonders beeindruckt hat mich ihre Fähigkeit, komplexe HR-Prozesse schnell zu analysieren, Optimierungspotenziale zu identifizieren und nachhaltige Verbesserungen erfolgreich umzusetzen."
O. Knapschinski, Leiter HR Services DE/CH:
"Frau Klein arbeitet sehr eigenständig, verbindlich und lösungsorientiert. Komplexe Zusammenhänge erfasst sie schnell, übersetzt sie in klare Aufgabenpakete und behält auch in dynamischen Situationen den Überblick.
Besonders schätze ich ihre vielseitige Einsetzbarkeit – sie ist in der Lage, mehrere Teilvorhaben parallel zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und alle Projektteilnehmer verbindlich und zielorientiert einzubinden."
Ausgewählte Projekte aus meiner Unternehmens-
laufbahn
Thales Management & Services Deutschland GmbH
Carve-out / Verkauf einer Business Unit
- Verantwortung für die Umsetzung des Carve-outs für die Bereiche HR IT & HR Business Services
- Aufbau einer eigenständigen HR-IT-Infrastruktur für den verkauften Unternehmensbereich
- Sicherstellung stabiler operativer HR-Prozesse während der Übergangs- und Trennungsphase
Ergebnis: Operativ handlungsfähige HR-Organisation für den ausgegliederten Bereich mit stabilen HR-Kernprozessen, eigenständiger Systemlandschaft und HR-Services-Struktur
Transformationsprojekte
- Umsetzung von Tarifeinführungen für zwei tariflose Standorte
- Integration neuer Gesellschaften in bestehende HR-Strukturen und Konzernprozesse
- Projektleitung: Einführung von Workday als konzernweite HR-Softwarelösung für die Workstreams HCM, Datenmigration und Schnittstelle zu SAP HCM für Deutschland
- Implementierung einer digitalen Personalakte sowie eines HR-Dokumentenmanagements
Ergebnis: Standardisierte und digitalisierte HR-Strukturen in einem globalen System mit klareren Prozessen, höherer Transparenz und verbesserter Integrationsfähigkeit neuer Gesellschaften.
E. Breuninger GmbH & Co
HR-IT-Implementierungen
Konzeption und Implementierung eines E-Recruiting-Systems, eines HR-Dokumentenmanagements sowie Umsetzung der Personalkostenplanung mit SAP
Ergebnis: Digitalisierung zentraler HR-Prozesse mit effizienteren Abläufen in Recruiting, Dokumentenerstellung und Personalplanung sowie besserer Daten- und Prozessqualität.
Primondo Management Service GmbH (ehemals Quelle GmbH)
Aufbau eines HR Shared Service Center
Abstimmung von IT-Anforderungen sowie Implementierung neuer Systeme, wie einer digitale Personalakte, Self-Services für Beschäftigte und Führungskräfte sowie eines Ticketsystems
Ergebnis: Leistungsfähige HR-Service-Struktur mit klaren Rollen, standardisierten Prozessen, digitalen Workflows und höherer operativer Effizienz im HR-Tagesgeschäft
Insolvenzabwicklung
- HR-seitige Umsetzung eines Sanierungstarifvertrags
- Begleitung personalrelevanter Aktivitäten im Rahmen der Insolvenzabwicklung und Sicherstellung strukturierter HR-Abläufe in einer wirtschaftlich kritischen Unternehmensphase
Ergebnis: Verlässliche HR-seitige Steuerung kritischer Maßnahmen mit klarer Umsetzung tariflicher, organisatorischer und personalrelevanter Anforderungen.